エクセルの便利機能

表計算ソフト・エクセルの便利機能のまとめ

◆エクセル便利機能の解説(MENU)

◆表計算ソフトエクセルで使用する便利機能

 パソコンを初めて手にした時に、おそらく誰もが最初に使うソフトがマイクロソフトのワードかエクセルではないだろうか?

 ワードは代表的な書類などの作成ソフトのひとつ。

 そしてエクセルは同じく代表的な表計算ソフトのひとつであり、どちらもパソコンを購入する際に標準装備として最初からインストールされているケースが大半である。

 エクセルの特徴と言えば、単純な足し算や引き算、掛け算・割り算といった計算を自動で算出してくれたり、合計から平均値を導いたりグラフ化するなどの機能がシンプルなボタン操作のみで行えるという特徴がある。

★数値を入力しておくと自動で計算してくれる
★数値データを元にグラフ化などが簡単に行える

 数値の単位も「セルの書式設定」幾つもの単位を設定できる他、マイナス数値の場合は赤色で表示するなどデータベースの表示方法も自由に設定できる点が初心者にも優しい機能であることから多くのシェアを確保している表計算ソフトの代表となっている理由のひとつでもある。

 マイクロソフトのオフィス製品にはもうひとつプレゼン資料などを作成する際に活用されるパワーポイントもあるが、これらの書類はあらゆる書類のフォーマット的な存在ともなっており、メールで書類を添付する際にもこれらの相手が同様の環境を整備している必要がある為、今では仕事で使う場合には必須ソフトとなっていると言っても良いだろう。

◆オープンオフィスで代用も可能

 尚、もし新しいパソコンを購入する際などにエクセルやワードなどはそれほど使用しないが同様の便利機能を備えたソフトを無料で使用したい場合はオープンオフィスと呼ばれるソフトがあるのでチェックしておくと便利である。

 オープンオフィスは文字通りフリーソフトでエクセルやワードで作られた書類をそのまま同じファイル形式で確認が可能。また書類の編集もほぼマイクロソフトのオフィスシリーズと同様の手順で使用することが可能となっている優れたソフトである。

 使用感はほぼ同じ、機能も同じでエクセルとの交換性を保ちつつ、なんと無料で利用できるオープンオフィスは新しいパソコンを購入する際の判断に大きな影響を与える。

 これはマイクロソフトのオフィスがとても高額である為だ。

 尚、当サイトではオープンオフィスの売り込みをしている訳ではもちろんなく、ここでは主に表計算ソフトのエクセルで使用する便利機能や、設定手順などを入門者向きに画像付きで解説を加えていく。

 実際は自分が仕事でも多用するエクセルの機能や設定の備忘録的な記録を残す目的もあるため、誰もが当たり前に知っているような初歩的な部分もまとめておく事になる。

 ベテランの方には物足りない、もしくは必要ない部分も多いかもしれないがちょっとした事がわからずに何時間も停滞してしまうような自分のような物の為にコツコツ記事を掲載していく事にする。

◆合計・集計の計算式の入力

 エクセル初心者はまず表計算の仕組みについて理解しておくことが大切である。

 ここではまず超入門者向きに数値の合計を算出する仕組みについて確認しておこう。

 とにもかくにもエクセルは使いながら覚えていくのが一番である。

 そのため、まず数値の記入から早速スタートしてみよう。

 まず表に単純に1から10までの数値を入れてみる。

エクセルの図-合計01

 上図のように数値が入っただろうか?

 ここで覚えておくべきエクセルの数値の入力のポイントは半角で数値を入力すること。

 全角だとデータベースを利用した関数計算ができない為、半角で数字を入力している事を確認。

※エクセルでは全角数字を入力すると文字としての扱いとなりデータベースとして計算や関数の利用ができなくなる点は入門者の方が必ず覚えておくべきポイント

 次にこの1から10までの数値の「合計」を下の黄色のセルに表示するように設定していく。

◆あまりにも簡単な「オートSUM」機能

 数値を入力し終えたら次は、合計数値を集計したいセル(ここでは下の黄色いセル)を選択した状態でエクセル画面上にある「オートSUM」と記載されたMが横向きになったようなマークをクリックする。

エクセルの図-合計02

☆黄色のセルをクリックして選択
☆オートSUMをクリック

 ここまできたら後は合計したいエリア範囲をドラッグしながら選択しキーボードの「enter」を押すと選択した範囲の合算数値が自動的に表示されるようになる。

エクセルの図-合計03

 エンターボタンをクリックすると直ぐに合計数値が表示されるはずなので、ここで合計数値が表示されているかどうか確認しておこう。

 今回の1から10までの数値の合計の場合は黄色のセルに図のように「55」と表示されているはずである。

 エクセルの便利な点は隣り合わせや同一シート内だけに限らずひとつのファイル内のシートを連結させて使用することが可能であるという点がある。

 例えばAシートに記載されている数値の合計値をBシートの目的のセルに表示するなど、幅広い応用が可能となっている点にある。

 使い始めたばかりの方の場合は、まずこの簡単な計算式の作成からスタートしていくと徐々に多数の便利機能に慣れていくはずである。

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